Politique de confidentialité
Article 1 : Préambule
Cette politique de confidentialité s’applique à l’Association Passerelle, organisatrice des concours Passerelle (concours Passerelle Bachelor 3 et concours Passerelle P1 & P2) permettant à des candidats de niveau BAC+2 et plus de poursuivre leurs études en grande école de commerce.
En tant que responsable de traitement, l’Association Passerelle s’engage à protéger les données à caractère personnel collectées, à ne pas les transmettre à des tiers sans que la personne concernée n’en ait été informée et à respecter les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Cette politique de confidentialité complète les mentions légales et les règlements des concours qui peuvent être consultés à l’adresse suivante : https://www.passerelle-esc.com/mentions-legales/.
Afin d’être licites, et ce conformément aux exigences du règlement européen 2016/679, la collecte et le traitement des données à caractère personnel ne pourront intervenir que s’ils respectent une des finalités déterminées et légitimes, définies dans le règlement de chaque concours. Pour toutes questions ou commentaires relatifs à la protection des données à caractère personnel, vous pouvez questionner l’Association Passerelle par mail à dataprotection@passerelle-esc.com.
Article 2 : Collecte et traitement des données à caractère personnel
A. Type de données
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées dans l’objectif d’informer sur les services proposés par l’Association Passerelle et les écoles membres, depuis la diffusion d’informations sur les écoles membres et la poursuite d’étude en grande école de commerce, jusqu’à l’organisation des concours. Les données identifiantes sont notamment le nom, le prénom, l’e-mail, le code postal, le diplôme en cours ou obtenu. Ces données sont collectées lorsque la personne concernée soumet un formulaire d’informations depuis le site web (newsletter, brochure, demande de contact) ou depuis une tablette numérique dans le cadre d’une demande de renseignements en classe, sur un forum ou sur un salon. Les conditions d’utilisation de ces données sont systématiquement affichées sur les formulaires et nécessairement acceptées (sans quoi elles ne sont pas collectées).
Dans un second temps, et à toutes fins d’organisation logistique des concours, l’association
Passerelle collecte les coordonnées des candidats (date et lieu de naissance, adresse postale, numéro de téléphone, numéro de téléphone en cas d’urgence) et les informations relatives à leurs parcours scolaire (coordonnées de la dernière institution d’enseignement supérieur fréquentée, bulletin(s) scolaire(s), résultat(s) de test d’anglais s’ils existent).
Les données à caractère personnel (élément d’indentification et fonction) de personnes proches de l’écosystème des grandes écoles pourront être collectées sur la base de l’intérêt légitime avec comme finalité la transmission d’informations sur les concours Passerelle. Ces données personnelles pourront être collectées directement auprès des personnes concernées, sur des supports spécialisés comme des annuaires et des publications ou sur les réseaux sociaux.
B. Transmission des données à des tiers
Dans le cadre exclusif d’opérations de sous-traitance, certaines données peuvent être transmises :
- à des tiers, qui sont des agences de communication et/ou des prestataires extérieurs en charges d’actions liées à l’activité de promotion des programmes de formations en grande école de commerce, et pilotées par l’association Passerelle ;
- aux écoles membres (liste disponible ici : https://www.grande-ecole.passerelle-esc.com/ecoles), pour toutes actions liées à l’organisation logistique des concours.
Dans les deux cas, la réalisation de ces traitements se fait uniquement à la demande de l’association Passerelle, et les données transmises le sont toujours a minima.
C. Sécurité des données
Le système d’information de l’association Passerelle a pour exigence de garantir la sécurité des données qu’il collecte. Leur stockage s’effectue au sein de l’application Salesforce et d’un back office interne attaché aux concours. Les solutions Office 365 et Sarbacane sont régulièrement utilisées pour l’envoi d’e-mails. Concernant l’automatisation du traitement des données, certaines informations ayant été confiées peuvent potentiellement être transférées dans des pays hors de l’Union Européenne. Ces pays peuvent ne pas disposer d'une autorité de contrôle, des mêmes principes de traitement des données ou d'une législation concernant les droits des personnes concernées. Dans tous les cas, ces informations ne sont confiées qu’aux entreprises qui garantissent une sécurité maximale des données :
• Pour Saleforce : https://www.salesforce.com/fr/company/privacy/
• Pour Office 365 : https://products.office.com/en/business/office-365-trust-center-privacy
• Pour Sarbacane : https://www.sarbacane.com/rgpd
• Pour Coreoz : https://scaleway-web.s3.nl-ams.scw.cloud/terms/dpa_online_annexe_fr.pdf
Le site https://www.passerelle-esc.com et le back office interne attachés au concours sont hébergés par Coreoz, dont le siège est situé au 4 rue Auber, 75009 Paris.
D. Données personnelles des personnes mineures
Conformément aux dispositions du règlement européen 2016/679 et à la loi Informatique et
Libertés, seuls les mineurs âgés de 15 ans ou plus peuvent consentir au traitement de leurs données personnelles. Si la personne concernée est un mineur de moins de 15 ans, l’accord d’un représentant légal sera requis afin que des données à caractère personnel puissent être collectées et traitées.
Nous nous réserverons le droit de vérifier par tout moyen que la personne est âgée de plus de 15 ans, ou qu’elle aura obtenu l’accord d’un représentant légal avant de naviguer sur le site.
Article 3 : Conservation des données
La durée de conservation des données diffère selon le type de traitement :
- Coordonnées des candidats aux concours (c’est-à-dire, personnes qui sont entrées en contact avec Passerelle pour s’inscrire à un concours, à l’exception de celles ayant intégré une école du Concours, et ayant donné leurs consentements pour participer à l’un ou l’autre des concours organisés par l’Association Passerelle à l’époque de la transmission de leurs données) : 36 mois à compter de la dernière activité connue.
- Coordonnées des candidats aux différents Concours ayant intégré une école membre du Concours (l’association Passerelle agissant alors en tant que sous-traitant, le responsable du traitement devenant alors l’école intégrée par le candidat) : durée de conservation adaptée selon instructions de l’école d’intégration.
- Coordonnées des personnes ayant manifesté un intérêt au sujet de l’un des concours (personnes qui sont entrées en contact avec Passerelle pour s’informer, que ce soit en direct ou par l’intermédiaire de l’une des écoles membres, sur l’actualité des concours) : 36 mois à compter de la dernière activité connue.
- Coordonnées des partenaires et de toute personne appartenant à l’écosystème des grandes écoles de commerce (Informations vouées à informer sur l’actualité de l’un ou l’autre des concours organisés par l’Association Passerelle à l’époque de la transmission de leurs données) : 36 mois à compter de la dernière activité connue.
Pour des raisons comptables, juridiques, de sécurité ou de gestion, certaines données peuvent être conservées selon les règles légales applicables. Enfin, certaines informations nominatives pourront être divulguées aux autorités judiciaires compétentes dans le cas de procédures exceptionnelles.
Article 4 : Liste des droits
À tout moment, toute personne qui souhaite connaître et/ou exercer ses droits liés à la protection de ses données personnelles peut contacter l’Association Passerelle pour faire valoir :
- Droits d’accès, de rectification et droit à l’effacement : dans la limite des contraintes légales et réglementaires, la personne concernée peut demander la transmission, et/ou la correction, et/ou la mise à jour, et/ou la suppression des données la concernant.
- Droit à la portabilité des données : la personne concernée a le droit de demander la portabilité de ses données personnelles, détenues par le site, vers un autre site.
- Droit à la limitation et à l’opposition du traitement des données : la personne concernée a le droit de demander la limitation ou de s’opposer au traitement de ses données par le site, sans que le site ne puisse refuser, sauf à démontrer l’existence de motifs légitimes et impérieux, pouvant prévaloir sur ses intérêts et ses droits et libertés.
- Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé : la personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé si la décision produit des effets juridiques la concernant, ou l’affecte de manière significative de façon similaire.
- Droit de déterminer le sort des données après la mort : la personne concernée peut sélectionner quel doit être le devenir de ses données collectées et traitées si elle décède.
- Droit de saisir l’autorité de contrôle compétente : dans le cas où, suite à une demande d’exercice d’un des droits énumérés ci-dessus, la personne concernée n’obtient pas satisfaction, ou si elle pense qu’a été porté atteinte à l’un de ses droits énumérés ci-dessus, elle est en droit de saisir la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, https://www.cnil.fr) ou tout juge compétent.
L’Association Passerelle s’engage à traiter les demandes d’exercice des droits dans un délai de 30 (trente) jours maximums. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Le responsable du traitement informe la personne concernée de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande.
Article 5 : Utilisation des fichiers cookies et traceurs
Le site web a éventuellement recours aux techniques de « cookies » et de « traceurs ». Le
consentement de la personne concernée est considéré comme valide pour une durée de 13 (treize) mois maximum. À l’issue de cette période, le site demandera à nouveau l’autorisation de la personne concernée pour enregistrer des fichiers « cookies » sur son disque dur.
Article 6 : Engagements de l’association Passerelle concernant ses écoles membres
A. Relations avec les écoles membres
La transmission des données aux écoles membres est nécessaire dans le cadre de l’organisation du concours régie par le règlement annuel du concours. L’engagement de l’association Passerelle est de maintenir à jour la liste des écoles membres. Pour ce faire, elle prend chaque année toutes dispositions pour vérifier, préalablement à l’ouverture des inscriptions au concours et dans la limite des moyens de contrôle dont elle dispose, que l’école membre s’engage à respecter la réglementation en vigueur de protection des données personnelles.
B. Collecte des données à caractère personnel par les écoles membres
Lorsque les données à caractère personnel sont collectées directement par une école membre, c’est cette école membre qui informe directement la personne concernée de la finalité du traitement. Si une personne souhaite exercer ses droits auprès de cette école, l’association Passerelle participera si nécessaire à l’élaboration de la réponse à donner pour honorer la demande de la personne concernée. L’Association Passerelle recommande vivement à toute personne qui entre en contact avec une école membre, de prendre connaissance attentivement des conditions générales propres par cette école avant de les accepter, pour connaître précisément sa politique en matière de données personnelles.